Wie können Sie Ihre Dokumente elektronisch signieren?

Veröffentlicht am : 04 Februar 20213 minimale Lesezeit

Signaturen spielen für alle Unternehmen eine entscheidende Rolle. Sie ratifizieren Kauf- und Arbeitsverträge, formalisieren Partnerschaften und beglaubigen Verwaltungsdokumente. Die handschriftliche Unterschrift hat jedoch auch Nachteile: Sie erfordert oft, dass der Unterzeichner reisen oder ein Papierdokument versenden muss. Was wäre, wenn Sie den Prozess der digitalen Transformation Ihres Unternehmens mit der Einführung der digitalen Signatur abschließen?

Digitale Signatur: Wovon reden wir eigentlich?

Entgegen der landläufigen Meinung ist der Prozess der digitalen Signatur besonders einfach zu verstehen. In der Tat bedeutet dies die Verwendung eines speziellen (und zertifizierten) Tools, mit dem Sie ein Dokument an den Unterzeichner Ihrer Wahl übermitteln können. Der Unterzeichner muss sich dann per SMS oder E-Mail authentifizieren, bevor er auf das Dokument zugreifen kann. Er verwendet dann seinen Authentifizierungscode, um den betreffenden Vertrag oder das Angebot zu validieren, das dann von Ihnen elektronisch signiert wird. Es handelt sich also um ein technologisches Verfahren, das alle Ihre beruflichen Interaktionen vereinfacht und gleichzeitig die gesetzlichen Verpflichtungen zur Authentifizierung von Dokumenten einhält.

Digitale Signatur: viele Vorteile für Ihr Unternehmen

Das Verfahren der elektronischen Unterschrift hat eine Reihe von Vorteilen, angefangen bei der Übereinstimmung mit den französischen und europäischen gesetzlichen Rahmenbedingungen. In der Tat hat eine digitale Signatur den gleichen Gültigkeitsgrad wie eine handschriftliche Unterschrift, vorausgesetzt, es wird ein zertifiziertes Werkzeug verwendet. Über ihren rechtlichen Wert hinaus hat die digitale Signatur auch viele praktische Vorteile. Dieses Verfahren erspart Ihnen viele Wege und den Versand Ihrer Verträge per Post. Auf die gleiche Weise müssen die Unterzeichner aller Ihrer Unternehmensdokumente nicht mehr reisen, um einen Verkauf abzuschließen, ein Angebot zu validieren oder einen Arbeitsvertrag zu authentifizieren. Und schließlich können Sie Ihr spezielles Tool über die Landesgrenzen hinaus nutzen: Das digitale Signaturverfahren ist europaweit gültig, so dass Sie Ihre internationalen Aktivitäten problemlos verwalten können. Was wäre, wenn die Entmaterialisierung Ihrer Interaktionen es Ihnen ermöglichen würde, die Produktivität und Leistung Ihres Unternehmens zu verbessern?

Digitale Signatur: Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verwendung

Um alle Vorteile der elektronischen Signatur voll ausschöpfen zu können, müssen Sie sich zunächst mit einem leistungsfähigen Werkzeug ausstatten. Aber wie wählt man es aus? Beginnen Sie mit der Überprüfung der Zertifizierungen, über die sie verfügt: Damit die Gültigkeit Ihrer Unterschriften in Frankreich und in Europa anerkannt wird, müssen Sie sich für eine Software entscheiden, die über die von den zuständigen Behörden ausgestellten Genehmigungen verfügt. Sie müssen auch die Funktionalitäten des Tools berücksichtigen, dessen Einsatz Sie in Erwägung ziehen. Welche Arten von Dokumenten können Sie damit online unterschreiben? Ihre Software muss sich problemlos in alle Ihre aktuellen IT-Tools integrieren lassen, ohne dass Sie Ihre Verwaltungs- oder Buchhaltungsprozesse ändern müssen. Schließlich wird das Budget ein wichtiges Auswahlkriterium sein: Wie viel Geld haben Sie zur Verfügung, um die digitale Transformation Ihrer Organisation abzuschließen und ihre Produktivität zu optimieren?

Wie kann ich ein PDF-Dokument signieren, ohne es auszudrucken?
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