Jetzt müssen Sie Ihre Word-Dokumente nicht mehr ausdrucken, weil Sie sie digital unterschreiben können. So sparen Sie Zeit und Papier. Tatsächlich stellen wir fest, dass Verträge und Geschäftsvereinbarungen oft per E-Mail abgeschlossen werden, so dass diese digitale Wortsignatur immer noch sehr bequem und wirtschaftlich ist. Da es sich aber um ein sehr junges Konzept handelt, zögern viele Leute, es zu verwenden, aus Angst, dass es nicht den gleichen rechtlichen Wert wie eine handschriftliche Unterschrift hat. Diese Annahme ist völlig falsch, denn ein elektronisches Dokument hat genau den gleichen rechtlichen Status wie ein Papierdokument. Damit Ihre digitale Signatur gültig ist, müssen jedoch einige Kriterien erfüllt sein.
Ein Zertifikat für eine elektronische Signatur besitzen
Ein elektronisches Signaturzertifikat ist nach wie vor das wesentliche Element, um eine Word-Digital-Signatur zu haben. In der Tat ist es eine Referenz Ihrer Unterschrift, die es ermöglicht, Ihre Dokumente offiziell zu machen. Es ermöglicht somit die Bestätigung Ihrer Identität. Deshalb müssen Sie es beschaffen. Dazu müssen Sie sich an Unternehmen wenden, die als "vertrauenswürdige Dritte" bezeichnet werden und dieses elektronische Signaturzertifikat liefern. Bevor Sie sich jedoch für ein Gerät entscheiden, sollten Sie sicherstellen, dass es in Frankreich oder Europa anerkannte Zertifizierungen erhalten hat.
Auswahl der richtigen Software für elektronische Signaturen
Im Internet sind verschiedene Softwarepakete für elektronische Signaturen erhältlich. Wir empfehlen Ihnen daher, eine gut gesicherte Software für elektronische Signaturen zu finden. So können Sie nicht nur Ihre Daten vertraulich behandeln, sondern auch einen Identitätsdiebstahl verhindern. Diese Software muss aktualisiert werden, um den geltenden Verordnungen und Vorschriften zu entsprechen. Wählen Sie außerdem eine Software, die mit Ihren Geräten kompatibel ist, denn so können Sie viele Probleme vermeiden. Sobald die Software installiert ist, folgen Sie einfach den Anweisungen.
Wählen Sie das PDF/A-Format
Sie können alle Dateitypen digital signieren. Excel-Kalkulationsdateien oder Textverarbeitungsdokumente, die Makros enthalten, können jedoch automatisch geändert werden. In diesem Fall ist die Signatur ungültig. In diesem Fall raten wir Ihnen, das PDF/A-Format zu bevorzugen, das nicht nur das Dokument stabilisiert, sondern auch die Möglichkeit bietet, mehrere elektronische Signaturen zu setzen. Und da das Wort digitale Signatur die Identität des Unterzeichners voraussetzt, sind mehrere Dokumente wie Ausweispapiere, Kbis-Auszug der Firma und Zustimmung des Firmenchefs zur Unterschrift erforderlich.
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